受信箱を維持するためのトリアージ戦略（Inbox Zeroなど）はしばしば硬直しすぎている
ポイント
「Inbox Zero」とは、毎日受信箱のアイテムをゼロにまで処理することで、受信箱を効果的に管理する手法のこと。
この手法では、到着したアイテムを即座に処理、委任、延期、または削除することで、受信箱を空にする。
しかし、この手法には以下のような課題がある：
すべてのアイテムについて決定を下すのは大変で、コストがかかる。
必要以上にタスクを延期することで、感情的なコストが生じる。
タスクを削除するのは難しい。
繰り返しタスクを延期する「延期の麻痺」に陥りやすい。
タスクを処理するプレッシャーが高くなりすぎる。
一方で、改善の可能性として以下のようなことが提案されている：
サイクルタイムを1日に固定せず、許容できる範囲で待ち時間を管理する。
意思決定の数を減らし、平均待ち時間が長くなることを許容する。
間隔反復を用いて、受信箱の維持操作の重要性を下げる。 感じたこと
硬直しすぎと
延期の麻痺が起こると
実際そうなっている
本文
受信箱(Inbox)は、それがどのように処理されるかを信頼できる場合にのみ機能し、Inbox Zeroはそれを確実にするための1つのアプローチです。それは、出発率を積極的に上げることで、アイテムの待ち時間を（理論的には1日に）短縮します。
『Getting Things Done(GTD)』で、デビッド・アレンは、タスクを戦略的に延期、委任、または削除することで、キューの出発率を上げることができると提案しています。 "Inbox Zero"は、マーリン・マンによる詳細な説明です。それは、毎日受信箱全体を0アイテムまで処理することで、出発率を十分に上げていることを確認します。これは鈍いアプローチですが、出発率が常に到着率を上回ることを保証します。 課題
受信箱のすべてのアイテムについて決定を下さなければなりません。これはかなりのコストがかかり、受信箱が比較的小さい場合にのみ支払うべきです。
タスクを明示的に延期すると、おそらく不必要に、感情的なコストがかかります。"inbox zero"は、到着率が常に出発率を上回る場合にのみ必要です。到着率が変動し、時には出発率を下回る場合、妥当な時間枠内ですべてを処理することができます。
タスクを明示的に削除するのは難しいです。なぜなら、ソフトウェアインターフェースは、しばしば破壊的な操作を最終的な決定としてフレーミングし、偶発的な選好としてフレーミングしないからです。
より実践的に言えば、Inbox Zeroは通常、延期の麻痺につながります。タスクを何度も先送りするのは簡単すぎるのです。アレンは、繰り返し延期されるタスクを再検討するために定期的に内省的なレビューを行うべきだと提案していますが、これらのレビューにはさらに多くの決定が必要です。順守率は低いようです。
このようにして受信箱を処理する際には、これらのタスクをもっと単にこなすプレッシャーもかかりますが、それは実際に望んでいることではないかもしれません。
機会
より理想的なメカニズムは、待ち時間が許容範囲内であることを保証しますが、サイクルタイムは必ずしも1日である必要はありません。また、決定すべき数も考慮しなければなりません。私は、決定を少なくして、平均待ち時間が長くなることを許容したいと思います。
1つの可能な実現化：間隔反復は、破壊的な受信箱維持操作の重要性を下げることができます。 参考文献
Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. 43 Folders Series: Inbox Zero | 43 Folders
Matuschak, A. (2019, December). Taking knowledge work seriously. Presented at the Stripe Convergence, San Francisco.